VALHALLA MODELS AGENCY

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Version du 5 septembre 2026

Valhalla Models Agency accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et des données personnelles des candidats mannequins, des mannequins qu’elle représente et emploie, de leurs représentants légaux lorsqu’ils sont mineurs, de ses clients et partenaires professionnels ainsi que des visiteurs de son site Internet.

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’expliquer de manière claire et transparente quelles données personnelles peuvent être collectées par Valhalla Models Agency, pour quelles raisons elles sont utilisées, pendant combien de temps elles sont conservées, à qui elles peuvent être communiquées et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (« RGPD »), à la loi Informatique et Libertés modifiée ainsi qu’aux autres dispositions légales et réglementaires applicables.

 

1 – RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable des traitements de données personnelles décrits dans la présente Politique est :

Valhalla Models Agency
Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital social de 1500 euros, immatriculée le 29 septembre 2025 au registre du Commerce et des Sociétés de Toulon sous le numéro 991 610 783 R.C.S Toulon.

Siège social situé au 9 boulevard de Strasbourg 83000 Toulon – France

Représentée par son président, Dominique Bonhomme.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer un droit :

Courriel : valhalla-models-agency@orange.fr

Toute modification ultérieure des coordonnées utiles à l’exercice des droits sera portée à la connaissance des personnes concernées sur le site Internet de Valhalla Models Agency.

2 – PERSONNES CONCERNÉES

La présente Politique concerne principalement les candidats souhaitant rejoindre Valhalla Models Agency, les mannequins représentés ou employés par l’agence, les représentants légaux des mannequins mineurs, les représentants et collaborateurs des clients professionnels, les prospects et partenaires professionnels, les prestataires de l’agence ainsi que les visiteurs et utilisateurs du site Internet.

Les traitements réalisés peuvent différer selon la relation entretenue avec Valhalla Models Agency.

3 – PRINCIPES APPLIQUÉS PAR VALHALLA MODELS AGENCY

Valhalla Models Agency veille à ne collecter que les données adéquates, pertinentes et nécessaires à la finalité poursuivie.

Les données sont utilisées pour des objectifs déterminés et légitimes et ne sont pas réutilisées d’une manière incompatible avec ces objectifs.

L’accès aux informations est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou de la prestation concernée.

Les données ne sont pas conservées indéfiniment.

Valhalla Models Agency ne vend pas les données personnelles constituant ses fichiers de candidats, de mannequins, de clients ou de partenaires.

L’agence ne met pas en œuvre de reconnaissance faciale ou de procédé biométrique destiné à identifier automatiquement les candidats ou les mannequins.

4 – DONNÉES RELATIVES AUX CANDIDATS MANNEQUINS

Dans le cadre d’une candidature adressée à Valhalla Models Agency, l’agence peut notamment traiter les informations suivantes :

 

Ces données sont demandées parce qu’elles sont directement liées aux caractéristiques particulières de l’activité de mannequin et permettent notamment d’évaluer la compatibilité d’un profil avec les différents univers professionnels dans lesquels intervient l’agence et avec les demandes de ses clients.

La transmission d’une candidature demeure volontaire. Toutefois, l’absence des informations indispensables à l’étude d’un profil peut empêcher Valhalla Models Agency d’examiner utilement la candidature.

5 – PHOTOGRAPHIES, VIDÉOS ET IMAGE DES CANDIDATS ET MANNEQUINS

Une photographie et vidéos permettant d’identifier une personne constitue des données personnelles. Lorsqu’une vidéo comporte la voix du candidat ou du mannequin, celle-ci constitue également une donnée personnelle.

Les photographies transmises lors d’une candidature sont initialement utilisées pour permettre à Valhalla Models Agency d’étudier le profil du candidat et d’évaluer notamment sa photogénie, son allure, sa silhouette et son adéquation avec les besoins professionnels de l’agence et de ses clients.

Dans le cadre du processus de sélection, du casting ou, lorsqu’un candidat rejoint l’agence, de la constitution de son profil professionnel, Valhalla Models Agency peut également réaliser ou recueillir une courte vidéo de présentation du mannequin destinée à compléter ses photographies et son book professionnel.

Cette vidéo permet notamment de présenter plus complètement le mannequin aux clients professionnels et d’apprécier sa présence devant l’objectif, son naturel, son aisance, sa gestuelle et sa manière de se présenter.

Le simple envoi de photographies ou de vidéos dans le cadre d’une candidature n’autorise pas Valhalla Models Agency à les exploiter librement à des fins publicitaires ou promotionnelles.

Lorsqu’un candidat rejoint l’agence, Valhalla Models Agency sollicite, dans le cadre du mandat de représentation et, lorsque cela est nécessaire, au moyen des autorisations appropriées, son accord pour utiliser ses photographies et vidéos aux fins de présentation et de promotion professionnelle du mannequin et de l’agence.

Cette utilisation peut notamment concerner le profil professionnel du mannequin, son book, sa vidéo de présentation, le site Internet de Valhalla Models Agency, les espaces réservés aux clients professionnels, les réseaux sociaux de l’agence ainsi que les autres supports de présentation ou de promotion propres à Valhalla Models Agency, dans les limites prévues par le mandat et les autorisations accordées.

Cette utilisation par Valhalla Models Agency, exclusivement destinée à la présentation et à la promotion professionnelle du mannequin et de l’agence dans les limites prévues par le mandat et les autorisations accordées, ne donne lieu à aucune rémunération spécifique au titre de l’exploitation de l’image ou de la voix du mannequin.

Cette utilisation demeure distincte de toute exploitation commerciale de l’image ou de la voix du mannequin réalisée pour le compte d’un client, d’un annonceur ou d’un tiers. Une telle exploitation fait l’objet, lorsqu’elle est concernée, d’une contractualisation spécifique précisant notamment la nature de l’utilisation autorisée, les supports et médias concernés, la durée et le territoire d’exploitation, les éventuelles exclusivités ainsi que la rémunération correspondante.

Les photographies et vidéos collectées ou réalisées par Valhalla Models Agency ne font l’objet d’aucun traitement de reconnaissance faciale, d’identification biométrique ou d’analyse automatisée destinée à identifier le candidat ou le mannequin.

Les autorisations relatives à la présentation ou à l’exploitation de l’image et de la voix du mannequin demeurent distinctes des traitements administratifs de données personnelles réalisés par Valhalla Models Agency dans le cadre de la gestion de sa candidature, de sa représentation, de son emploi ou de ses missions.

6 – DISPOSITIONS PARTICULIÈRES POUR LES CANDIDATS ET MANNEQUINS DE 16 ET 17 ANS

Valhalla Models Agency accorde une protection renforcée aux données personnelles, photographies et vidéos concernant les candidats et mannequins mineurs de 16 et 17 ans.

Lorsqu’un candidat est âgé de 16 ou 17 ans, l’agence demande notamment les coordonnées de son représentant légal afin que celui-ci puisse être associé au processus de candidature, de casting et, le cas échéant, à l’intégration du mineur au sein de l’agence.

Valhalla Models Agency peut ainsi traiter le nom, les coordonnées et, lorsque cela est nécessaire, les informations permettant de vérifier la qualité du représentant légal ainsi que les autorisations et documents nécessaires à l’exercice de l’activité du mannequin mineur.

Les informations destinées directement aux jeunes candidats sont présentées dans un langage aussi clair et compréhensible que possible.

Les profils photographiques et audiovisuels détaillés des mannequins de 16 et 17 ans, comprenant notamment leurs photographies de book et leurs éventuelles vidéos de présentation, ne sont pas librement accessibles dans le catalogue public du site Internet de Valhalla Models Agency.

Lorsqu’un accès réservé est accordé à un client professionnel, celui-ci est strictement limité à l’étude du projet déclaré et aux informations nécessaires à la sélection du mannequin concerné.

Le client s’interdit de communiquer à un tiers les identifiants ou liens d’accès qui lui sont remis ainsi que de télécharger, enregistrer, reproduire, extraire, publier, diffuser, transmettre ou détourner les photographies, vidéos ou informations mises à sa disposition en dehors des utilisations expressément autorisées.

Les coordonnées personnelles du mannequin mineur ou de son représentant légal n’ont pas vocation à être communiquées librement aux clients. Valhalla Models Agency demeure l’interlocuteur chargé de l’organisation de la relation professionnelle.

Toute publication, diffusion ou utilisation d’une photographie ou d’une vidéo permettant d’identifier un mannequin mineur est soumise aux autorisations requises de son ou de ses représentants légaux ainsi qu’aux autres conditions légales et contractuelles applicables.

Toute exploitation de l’image ou de la voix d’un mannequin mineur dans le cadre d’une mission fait l’objet d’un encadrement contractuel spécifique et des autorisations requises.

7 – DONNÉES RELATIVES AUX MANNEQUINS REPRÉSENTÉS ET EMPLOYÉS PAR L’AGENCE

Lorsqu’un candidat rejoint Valhalla Models Agency, des données complémentaires deviennent nécessaires à la gestion de sa relation avec l’agence et à l’accomplissement des obligations de celle-ci en qualité de mandataire et d’employeur.

Peuvent notamment être concernés les éléments d’identification et de contact, les documents nécessaires à l’établissement des contrats, les données administratives nécessaires aux déclarations sociales, les données nécessaires à la rémunération, les coordonnées bancaires lorsque leur collecte devient nécessaire au paiement des sommes dues, les informations relatives aux missions, contrats de travail, temps de travail et rémunérations, les données nécessaires aux obligations sociales, fiscales et comptables ainsi que les informations relatives aux droits d’exploitation de l’image.

Ces informations ne sont pas demandées au stade de la simple candidature lorsqu’elles ne sont pas encore nécessaires.

Valhalla Models Agency applique ainsi un principe de collecte progressive : les données nécessaires à une candidature ne sont pas les mêmes que celles qui deviennent nécessaires lorsqu’une relation contractuelle et professionnelle est effectivement établie.

8 – DONNÉES DE SANTÉ ET AUTRES DONNÉES PARTICULIÈREMENT PROTÉGÉES

Valhalla Models Agency ne demande pas, dans le cadre d’une candidature générale, d’informations relatives aux opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, orientation sexuelle, vie sexuelle, origine raciale ou ethnique supposée, appartenance syndicale ou autres informations sans rapport avec l’activité professionnelle envisagée.

L’agence n’a pas davantage vocation à constituer un dossier médical sur les mannequins.

Lorsque la réglementation du travail impose un suivi médical ou une appréciation de l’aptitude professionnelle, les données médicales détaillées demeurent sous la responsabilité des professionnels de santé habilités. Valhalla Models Agency ne reçoit que les informations qu’elle est légalement autorisée à connaître.

Lorsqu’une situation particulière concernant notamment la santé, un handicap ou un besoin d’aménagement doit être prise en compte pour assurer la sécurité d’un mannequin ou l’organisation adaptée d’une mission, seules les informations strictement nécessaires sont traitées, avec un accès limité et dans le respect du cadre juridique applicable.

9 – FINALITÉS ET BASES JURIDIQUES DES TRAITEMENTS

Finalité	Base juridique principalement utilisée
Réception et étude des candidatures	Mesures précontractuelles prises à la demande du candidat
Organisation d’un casting ou d’un entretien	Mesures précontractuelles
Constitution et gestion d’une base de profils susceptibles de correspondre à de futures missions	Intérêt légitime de Valhalla Models Agency à gérer son activité de recrutement et de représentation, sous réserve des droits du candidat
Conclusion et gestion du mandat avec le mannequin	Exécution du contrat
Conclusion et gestion des contrats de travail et de mise à disposition	Exécution du contrat et obligations légales
Gestion de la paie, déclarations sociales et obligations de l’agence employeur	Obligations légales
Recherche et proposition de mannequins aux clients	Exécution des relations contractuelles et intérêt légitime de l’agence à exercer son activité
Gestion des droits relatifs à l’image	Exécution des contrats et autorisations concernés
Publication d’une image lorsqu’un consentement distinct est requis	Consentement de la personne concernée ou de son représentant légal lorsque celui-ci est requis
Gestion des demandes de clients, devis, commandes et facturation	Mesures précontractuelles, exécution du contrat et obligations légales
Gestion des prospects et relations professionnelles	Intérêt légitime de l’agence
Défense des droits de Valhalla Models Agency ou des personnes qu’elle représente	Intérêt légitime
Sécurité du site et prévention des utilisations frauduleuses	Intérêt légitime
Cookies et traceurs non strictement nécessaires	Consentement de l’utilisateur

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré dans les conditions prévues par le RGPD.

Le retrait d’un consentement relatif à un traitement de données personnelles n’a pas pour effet d’annuler rétroactivement un contrat ou une autorisation relative au droit à l’image valablement conclu. Les conséquences éventuelles doivent être appréciées selon la nature juridique du document concerné.

10 – EXAMEN HUMAIN DES CANDIDATURES

Valhalla Models Agency n’a pas recours à une décision entièrement automatisée pour décider

de l’admission ou du refus d’un candidat.

Les photographies, mensurations, informations communiquées et éventuels outils informatiques de classement ou de gestion peuvent faciliter l’organisation des candidatures, mais l’appréciation du profil demeure effectuée par une personne.

Il n’est procédé à aucun classement automatisé reposant sur une reconnaissance faciale ou sur l’analyse biométrique des photographies.

11 – COMMUNICATION DES PROFILS AUX CLIENTS PROFESSIONNELS

L’une des fonctions d’une agence de mannequins consiste à rechercher des profils correspondant aux besoins de ses clients.

Dans ce cadre, certaines informations concernant les mannequins peuvent être communiquées aux clients professionnels intéressés par un projet déterminé.

Cette communication peut notamment porter sur les photographies professionnelles, les vidéos de présentation, les mensurations, la taille, la pointure, les caractéristiques utiles au projet, l’expérience et les disponibilités du mannequin.

Valhalla Models Agency veille à ne communiquer que les informations nécessaires à la sélection et à l’organisation de la mission envisagée.

Les informations communiquées pour permettre une sélection professionnelle ne peuvent être utilisées par le client à d’autres fins, ni diffusées ou transmises à des tiers sans fondement approprié.

Les coordonnées privées du mannequin ne sont pas destinées à être mises à disposition du client lorsqu’elles ne sont pas nécessaires, Valhalla Models Agency assurant l’organisation de la mission et la relation avec le mannequin.

12 – DONNÉES RELATIVES AUX CLIENTS ET INTERLOCUTEURS PROFESSIONNELS

Dans le cadre de ses relations avec ses clients, prospects, prestataires et partenaires professionnels, Valhalla Models Agency peut traiter notamment le nom et le prénom de l’interlocuteur, sa fonction, l’entreprise ou organisme auquel il appartient, ses coordonnées professionnelles, les échanges relatifs aux projets, devis, commandes et contrats, les références de facturation ainsi que les informations nécessaires au suivi de la relation professionnelle.

Ces traitements permettent notamment de répondre aux demandes, préparer les prestations, rechercher des mannequins adaptés, établir les contrats, assurer la facturation, suivre les règlements, gérer les éventuels différends et satisfaire aux obligations légales de l’agence.

13 – DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les données ne sont accessibles qu’aux destinataires qui ont besoin d’en connaître dans le cadre de leurs missions.

Selon la situation, peuvent notamment être concernés les personnes habilitées au sein de Valhalla Models Agency, les clients professionnels auxquels un profil est proposé pour une mission déterminée, les représentants légaux des mannequins mineurs, l’expert-comptable et les professionnels chargés de la paie ou des obligations sociales, les prestataires informatiques et d’hébergement, les fournisseurs de messagerie, de stockage ou de gestion nécessaires à l’activité, les conseils juridiques et assureurs lorsque leur intervention est nécessaire ainsi que les organismes sociaux, fiscaux, administratifs ou judiciaires lorsque la loi impose ou autorise une telle communication.

Les prestataires qui traitent des données pour le compte de Valhalla Models Agency n’y ont accès que dans les limites nécessaires aux missions qui leur sont confiées et doivent offrir des garanties adaptées en matière de confidentialité et de sécurité.

 

14 – DURÉES DE CONSERVATION

Valhalla Models Agency ne conserve les données que pendant une durée compatible avec la finalité pour laquelle elles ont été collectées et avec ses obligations légales.

 

Données concernées	Durée ou principe de conservation
Candidature non retenue	Durée nécessaire à l’étude de la candidature puis, sauf demande d’effacement ou opposition applicable, au maximum 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat lorsqu’une conservation pour de futures opportunités demeure pertinente
Candidat retenu et devenu mannequin de l’agence	Pendant la relation avec Valhalla Models Agency puis archivage pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales et à la défense des droits des parties
Photographies de candidature d’une personne non retenue	Même durée que le dossier de candidature, sauf nécessité particulière dûment justifiée
Données et documents contractuels	Pendant la relation contractuelle puis selon les délais légaux de conservation et de prescription applicables
Contrats et correspondances commerciales	En principe 5 ans, sous réserve d’un délai particulier applicable
Factures et pièces comptables	10 ans conformément aux obligations comptables applicables
Documents relatifs aux droits à l’image	Pendant la durée nécessaire à la gestion et à la preuve des autorisations et de leur exploitation, puis pendant la durée utile à la défense des droits des parties
Données des prospects professionnels utilisées à des fins de prospection	En principe 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect
Données nécessaires à la gestion d’une opposition à la prospection	Conservation limitée aux informations nécessaires permettant de respecter cette opposition
Données techniques et journaux de sécurité	Pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité et de prévention des incidents

Lorsque certaines données doivent être conservées pour respecter une obligation légale ou permettre l’exercice, la constatation ou la défense d’un droit en justice, elles peuvent être archivées avec un accès limité pendant la durée correspondante.

15 – SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Valhalla Models Agency met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données traitées et aux risques associés.

Ces mesures visent notamment à limiter l’accès aux données aux seules personnes autorisées, sécuriser les comptes et moyens d’accès aux outils numériques, protéger les espaces de stockage, assurer la sauvegarde des informations nécessaires à l’activité, limiter les possibilités d’utilisation non autorisée des books et profils communiqués aux clients et prévenir autant que possible la perte, la destruction, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé aux données.

Une vigilance particulière est portée aux photographies et informations concernant les mannequins mineurs.

En cas de violation de données personnelles, Valhalla Models Agency applique les procédures prévues par le RGPD, notamment en matière de documentation de l’incident et, lorsque les conditions légales sont réunies, de notification à la CNIL et d’information des personnes concernées.

16 – TRANSFERTS DE DONNÉES HORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

Valhalla Models Agency veille, dans la mesure du possible, à utiliser des solutions permettant un traitement des données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Toutefois, certains fournisseurs de services numériques peuvent, selon leur organisation technique, impliquer un accès ou un transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert existe, Valhalla Models Agency veille à ce qu’il soit encadré conformément au RGPD, notamment au moyen d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou, lorsque cela est nécessaire, de garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Les informations relatives aux principaux prestataires et aux éventuels transferts pourront être précisées ou mises à jour en fonction des outils effectivement utilisés par l’agence.

17 – COOKIES ET AUTRES TRACEURS

Le site Internet de Valhalla Models Agency peut utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité ou, selon les fonctionnalités effectivement installées, à la mesure d’audience ou à l’intégration de services proposés par des tiers.

Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés sans consentement lorsqu’ils remplissent les conditions prévues par la réglementation.

Lorsque des traceurs non strictement nécessaires sont utilisés, ils ne sont déposés qu’après recueil du consentement de l’utilisateur.

Dans ce cas, le site permet à l’utilisateur d’accepter ou de refuser les traceurs concernés avec un niveau de simplicité équivalent et de modifier ultérieurement ses choix.

Les informations détaillées concernant les traceurs effectivement utilisés, leur finalité, leur durée et leurs éventuels destinataires sont accessibles depuis le dispositif de gestion des cookies mis à disposition sur le site.

18 – RÉSEAUX SOCIAUX ET SERVICES TIERS

Valhalla Models Agency peut être présente sur différents réseaux sociaux ou plateformes professionnelles.

Lorsqu’un visiteur consulte les comptes de l’agence sur ces plateformes ou interagit avec leurs fonctionnalités intégrées au site, le fournisseur de la plateforme peut lui-même traiter des données personnelles selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité.

Valhalla Models Agency ne maîtrise pas l’ensemble des traitements réalisés de manière autonome par ces plateformes.

Lorsque l’intégration d’un contenu ou service tiers au site Internet entraîne le dépôt de traceurs nécessitant un consentement, ce contenu ne doit être activé qu’après le choix de l’utilisateur dans les conditions réglementaires applicables.

19 – DROITS DES PERSONNES

Conformément à la réglementation applicable et selon la base juridique du traitement concerné, toute personne peut disposer d’un droit d’accès à ses données, d’un droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes, d’un droit à l’effacement dans les cas prévus par la réglementation, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit d’opposition lorsque le traitement repose sur un intérêt légitime, d’un droit à la portabilité lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies ainsi que du droit de retirer à tout moment un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Toute personne peut également définir, dans les conditions prévues par la législation française, des directives relatives au sort de certaines de ses données après son décès.

L’exercice d’un droit n’entraîne pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les informations concernant la personne lorsque leur conservation demeure imposée par la loi ou nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

20 – EXERCICE DES DROITS

Les demandes peuvent être adressées à :

Valhalla Models Agency
9 boulevard de Strasbourg
83000 Toulon – France

ou par courriel :

valhalla-models-agency@orange.fr

Afin d’éviter qu’une donnée personnelle soit communiquée à une personne qui n’y aurait pas droit, Valhalla Models Agency peut demander des informations permettant de vérifier raisonnablement l’identité du demandeur lorsque cette vérification est nécessaire.

Aucune copie d’un document d’identité ne sera demandée systématiquement si l’identité peut être vérifiée par un moyen moins intrusif.

Valhalla Models Agency répond aux demandes dans les délais prévus par le RGPD.

Les candidats et mannequins mineurs disposent eux-mêmes de droits sur leurs données personnelles. Leur représentant légal peut également intervenir dans les conditions prévues par la réglementation.

21 – RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL

Toute personne estimant, après avoir contacté Valhalla Models Agency, que ses droits relatifs à la protection de ses données personnelles ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

22 – MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Valhalla Models Agency peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de son activité, de ses outils numériques, de son site Internet ou de la réglementation applicable.

La date de dernière mise à jour est indiquée en tête du document.

Lorsqu’une modification affecte substantiellement la manière dont les données personnelles sont utilisées, Valhalla Models Agency prend les mesures appropriées afin d’en informer les personnes concernées dans les conditions prévues par la réglementation.